Notre engagement

Sollicitude accompagne des personnes âgées, des personnes en situation de handicap et leurs proches aidants. Cette activité suppose que nous connaissions des informations personnelles, parfois intimes, sur ceux que nous accompagnons : leur situation, leur autonomie, leurs habitudes, leur entourage. Nous considérons la protection de ces informations comme le prolongement direct du respect que nous devons aux personnes.

La présente politique explique quelles données nous recueillons, pourquoi, combien de temps nous les conservons, à qui elles peuvent être transmises, et quels droits vous pouvez exercer. Elle s’applique aux visiteurs de ce site comme aux personnes que nous accompagnons et à leurs familles.

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Responsable du traitement

Le responsable du traitement est SOLLICITUDE, 175B Avenue de Saint-Juéry, 81000 Albi, représentée par Laurie LUZ

Pour toute question relative à vos données personnelles, vous pouvez nous écrire à contact@sollicitude.fr ou par courrier postal à l’adresse ci-dessus, en précisant « Protection des données » sur l’enveloppe.

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Les données que nous recueillons et les raisons pour lesquelles nous les recueillons

Lorsque vous naviguez sur ce site. Notre hébergeur enregistre des données techniques de connexion (adresse IP, type de navigateur, pages consultées, date et heure) nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site. Si vous y consentez, des cookies de mesure d’audience nous permettent en outre de comprendre quelles pages sont consultées et d’améliorer le site. Le détail figure dans notre politique de gestion des cookies.

Lorsque vous nous contactez. Le formulaire de contact et le formulaire de demande de renseignements recueillent votre nom, vos coordonnées, et les informations que vous choisissez de nous transmettre dans votre message. Ces données servent uniquement à répondre à votre demande et, le cas échéant, à établir un devis. Nous ne les utilisons à aucune autre fin et ne les cédons à personne. Merci de ne pas mentionner dans le formulaire d’informations de santé détaillées : nous les recueillerons directement avec vous, dans un cadre plus approprié, si un accompagnement se met en place.

Lorsque nous vous accompagnons. La mise en place d’une prestation suppose de recueillir l’état civil et les coordonnées du bénéficiaire, l’identité et les coordonnées des proches et de la personne à prévenir, les informations relatives à l’autonomie et aux besoins d’accompagnement, les éléments nécessaires à la facturation et au financement de la prestation, ainsi que les comptes rendus d’intervention. Ces données sont indispensables : sans elles, nous ne pouvons ni construire un accompagnement adapté, ni assurer la sécurité des personnes, ni faire valoir vos droits à financement.

Lorsque vous participez aux sorties « Les Profiteurs de la Vie ». Nous recueillons les informations nécessaires à l’organisation du transport et de la sortie : adresse de prise en charge, contraintes de mobilité, régime alimentaire ou allergies, personne à prévenir en cas d’urgence. Des photographies peuvent être prises lors des sorties ; elles ne sont publiées ou diffusées qu’avec l’autorisation écrite de la personne concernée ou de son représentant, autorisation révocable à tout moment et sans justification.

Lorsque vous postulez. Les candidatures reçues (curriculum vitae, lettre, coordonnées, diplômes) sont traitées aux seules fins de recrutement.

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Le cas particulier des données de santé

Certaines informations que nous traitons relèvent des données de santé : degré d’autonomie, groupe iso-ressources, difficultés de déplacement, allergies, traitements dont la connaissance est nécessaire à la sécurité de l’intervention.

Ces données bénéficient d’une protection renforcée. Nous les traitons sur le fondement de l’article 9.2.h du Règlement général sur la protection des données, qui autorise ce traitement lorsqu’il est nécessaire à la prise en charge sociale et médico-sociale de la personne. Elles ne sont accessibles qu’aux personnels intervenant effectivement auprès du bénéficiaire et aux responsables de la coordination, tous tenus au secret professionnel ou à une obligation contractuelle de confidentialité de portée équivalente. Elles ne sont jamais utilisées à des fins commerciales, ni transmises à des tiers en dehors des cas prévus ci-dessous.

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Sur quel fondement juridique

Chaque traitement repose sur une base légale précise. L’exécution du contrat de prestation et les démarches préalables à sa conclusion fondent le traitement des données des bénéficiaires et des demandes de devis. Le respect d’obligations légales — facturation, conservation comptable, obligations déclaratives liées à l’agrément et aux services à la personne, délivrance de l’attestation fiscale annuelle — fonde une autre partie des traitements. Notre intérêt légitime à assurer la sécurité du site et la bonne gestion de la relation avec nos interlocuteurs fonde le traitement des données de contact et de connexion. Enfin, votre consentement, libre et révocable à tout moment, fonde les cookies non essentiels, l’envoi éventuel d’informations par courriel et la publication de photographies.

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Combien de temps nous conservons vos données

Les données de prospection et les demandes restées sans suite sont conservées trois ans à compter de notre dernier échange, puis supprimées.

Le dossier de la personne accompagnée est conservé pendant toute la durée de l’accompagnement, puis archivé de façon restreinte pendant [DURÉE À VALIDER — usuellement 5 ans] afin de pouvoir répondre à une réclamation, à un contrôle ou à une demande de la famille, avant d’être supprimé.

Les pièces comptables et les factures sont conservées dix ans, conformément à l’article L.123-22 du code de commerce.

Les candidatures non retenues sont conservées deux ans, sauf demande de suppression anticipée.

Les cookies et les traceurs déposés avec votre consentement sont conservés au maximum treize mois ; votre choix en matière de cookies est mémorisé six mois.

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Qui peut avoir accès à vos données

À l’intérieur de l’entreprise, l’accès est limité aux personnes qui en ont besoin pour accomplir leur mission : intervenants affectés à votre accompagnement, coordination, administration et facturation.

À l’extérieur, vos données peuvent être transmises, dans la stricte mesure du nécessaire : à nos prestataires techniques, qui agissent comme sous-traitants et n’ont pas le droit d’utiliser vos données à leurs propres fins (hébergement du site, logiciel de gestion et de télégestion, messagerie, sauvegarde) ; à notre cabinet d’expertise comptable ; aux organismes qui financent tout ou partie de la prestation lorsque vous en bénéficiez — Conseil départemental au titre de l’allocation personnalisée d’autonomie, caisses de retraite, mutuelles, caisses d’allocations familiales ; à l’URSSAF lorsque vous optez pour l’avance immédiate du crédit d’impôt, dispositif qui suppose la transmission des données strictement nécessaires au calcul et au versement de l’avance ; et, le cas échéant, aux autorités administratives ou judiciaires qui en font la demande dans le cadre de la loi.

Nous ne vendons ni ne louons vos données à qui que ce soit, et nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

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Transferts en dehors de l’Union européenne

Notre site est hébergé par la société Wix.com Ltd, dont le siège est situé en Israël, pays reconnu par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat des données personnelles. Certains de nos outils peuvent recourir à des serveurs situés en dehors de l’Union européenne ; dans ce cas, les transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Les données relatives à l’accompagnement des personnes sont, quant à elles, hébergées [PRÉCISER — ex. sur des serveurs situés en France par notre éditeur de logiciel métier].

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Sécurité

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données : accès individuels et authentifiés aux outils, restriction des droits selon les fonctions, chiffrement des échanges avec le site, sauvegardes régulières, clause de confidentialité dans les contrats de travail, sensibilisation des équipes, armoires fermées pour les dossiers papier.

En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits, nous vous en informerions dans les meilleurs délais, conformément à l’article 34 du Règlement général sur la protection des données.

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Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès à vos données, d’un droit de rectification lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes, d’un droit à l’effacement, d’un droit à la limitation du traitement, d’un droit d’opposition pour des motifs tenant à votre situation particulière, et d’un droit à la portabilité des données que vous nous avez fournies. Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela remette en cause la licéité de ce qui a été fait auparavant. Vous pouvez enfin définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Certains de ces droits connaissent des limites : nous ne pouvons pas effacer des données que la loi nous oblige à conserver, ni des informations indispensables à la sécurité d’un accompagnement en cours.

Pour exercer vos droits, écrivez-nous à  contact@sollicitude.fr ou par courrier à Sollicitude - 175B avenue de Saint-Juéry - 81000ALBI. Nous vous répondrons dans un délai d’un mois, qui peut être porté à trois mois si la demande est complexe, auquel cas nous vous en informerons. Il pourra vous être demandé de justifier de votre identité en cas de doute raisonnable.

Une demande peut être formée par la personne concernée elle-même, par son représentant légal, ou par un proche muni d’un mandat écrit. Nous restons attentifs à ce que la sollicitude d’une famille ne se substitue pas à la volonté de la personne : lorsque celle-ci est en mesure de s’exprimer, c’est elle que nous consultons.

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Réclamation

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés : CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou en ligne sur www.cnil.fr.

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Évolution de la présente politique

Cette politique peut être modifiée pour tenir compte de l’évolution de nos activités ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en tête de page. En cas de modification substantielle, nous en informerons les personnes concernées.